Coronavirus og fjarlægur vinna - Hvernig er hægt að byrja?

Coronavirus eða CoVid-19 hefur þegar tekið sinn toll og því miður lítur það ekki út eins og lönd geti auðveldlega innihaldið það. Fyrir utan banaslysin og mörg óþægindi breytti heimsfaraldurinn einnig fljótt hvernig við höfum samskipti hvert við annað. Engar afhendingar tengiliða eru aðeins eitt dæmi og ég tel að slíkar lausnir muni aukast til að draga úr hugsanlegum áhrifum af svipuðum framtíðartilfellum.

Hvað geturðu gert til að tryggja að viðskipti hætti ekki?

Augljós viðbrögð við CoVid-19 eru fjartengd vinna hjá flestum fyrirtækjum. En mjög fá fyrirtæki hafa raunverulega reynslu af því, flest byrja aðeins, og vita ekki einu sinni hvað og hvernig á að gera. Áskorunin byggir á því að skipuleggja fjarvinnu, vera algerlega mótvægi við það sem okkur hefur verið félagslegt að gera.

Við erum byggð til að eiga samskipti sín á milli og megnið af viðskiptum okkar byggist á því að skapa traust með því að hittast persónulega og tala saman. Að hrista í hönd og finna fyrir látbragði. Við hjá AbilityMatrix höfum unnið fjartengd vinnu síðastliðin átta ár og fjarsölu síðastliðin tvö ár. Þegar við gerðum kynningar, fundi lítillega, fengum við reynslu af því að styðja tækni og hvernig þú getur hermt eftir (að hluta) líkamlegri nærveru, skapað traust og jafnvel haft sama skap og að vera í sama herbergi.

Við höfum safnað saman nokkrum af bestu starfsháttum okkar sem þróaðar voru með margra ára fjarlægum vinnu. Þetta felur í sér tækni sem styður ytri vinnu og fjarsölu.

Grundvallaratriðin

  1. Fjarvinnu er ekki 9–5. Fjarvinnan virkar einfaldlega ekki með þessum hætti. Úthlutið verkefnum og tímamörkum, metið verkið sem þarf og skilið verkefnunum út.
  2. Hafa rétta verkefnisstjórnun / verkefnastjórnun / stjórnun. Fólk er ekki í sama herbergi, þannig að samhæfing mun þurfa smá aukna vinnu. Vonandi ertu þegar með svona kerfi til staðar. Ef ekki, þá er þetta frábær tími til að byrja með eitthvað. Minnsta skrefið getur verið Trello borð. Við notum Breeze til að rekja verkefni, verkefni og tíma. Það eru fullt af lausnum þar, ódýrust er líklega Excel Sheet eða Google Sheets skrá.
  3. Fjarvinnan getur komið þér í einangrun. Þú getur orðið einmana, jafnvel þunglyndur ef þú vinnur fjartengd vinnu lengi. Við viljum ráðleggja að fara á kaffihús, vinnustað, jafnvel þó bara í einn dag, en vegna CoVid er þetta ekki rétt lausn eins og er. Það sem gæti virkað aftur á móti er að nota Discord. Ósamræmi er leið til vettvangs fyrir netspilun, en það getur líka verið frábært fyrir afskekkt lið. Þú getur alltaf verið á netinu og það getur gefið þér tilfinningu um að vera í sama herbergi.
  4. Sérhver fundur eða símtal ætti að vera myndsímtal. Ekki er hægt að skipta um fundi augliti til auglitis. Það er bara ekki það sama, en myndsímtalið er það næst sem þú getur fengið. Ef það er vandamál sem þarfnast meira en bara stutt textaskilaboð á spjallrás, skaltu hringja í það myndsímtal. Það er auðveldara fyrir fólk að tjá sig, horfa á líkingu, sum merkjanna sem ekki eru munnleg.
  5. Ef þú ert með myndsímtal skaltu ganga úr skugga um að allir noti vídeó og tali ekki aðeins. Sumar sérstakar aðstæður til hliðar, það er dónalegt að vera voyeur - að minnsta kosti veifa þér í byrjun fundarins.
  6. Hringdu daglega myndsímtöl. Hringdu, eins og daglega uppistandið, á stuttum tíma í 10-15 mínútur með liðinu þínu. Það verður að vera myndsímtal aftur. Það hjálpar liðinu þínu hlaupi og í ljósi þess að það er innanríkisráðuneyti fyrir alla, og það getur verið góður ræsir samtals. Hundurinn þinn við hliðina á þér, málverk á veggnum eða bara gluggatjöldin. Reyndu að gefa þér pláss fyrir smáspjall og brandara.
  7. Vertu með spjallvettvang eingöngu til vinnu. Allir hafa spurningar sem gætu krafist skjótra svara strax. Eða þú vilt bara ekki skrifa tölvupóst. Við notum Slack til þess og höfum hollan rás til að setja inn allt sem þú vilt. Allar aðrar rásir eru til vinnu og verkefnatengdra umræðna. Ennþá, á „handahófi“ rásinni okkar, er þér frjálst að senda allt frá fyndnu til svívirðilegu eða bara átakanlegu. Eða dagleg vandamál þín, eins og hvernig get ég sett saman þennan IKEA fataskáp alveg sjálfur?
  8. Allt þetta er skrýtið í byrjun, svo vertu þolinmóður. Reyndu að standa við þessar reglur þar sem þær byggja á langri reynslu okkar af því sem virkar og hvað virkar ekki.
  9. Hef traust. Fólk mun vinna. Vinna er ástríða og sjálfstýring. Ef þeir vilja ekki vinna vinna þeir ekki frá innanríkisráðuneytinu og þeir munu finna leið til að forðast vinnu á skrifstofunni líka. Eini munurinn verður sá að ekki flytjendur geta ekki falið sig lengur. Svo að allir sem standa sig ekki eru ekki afrakstur fjarvinnu. Þú sérð að það er munurinn.

Aukakostirnir

Hér reyndum við að ná yfir alla hluti sem þú myndir venjulega gera við viðskiptavin. Hvernig á að gera það þegar þú getur ekki mætt eða þú vilt gera það lítillega? Vinnustofur, kynningar, whiteboards, auðveldað fundi.

  1. Erindi. Gakktu úr skugga um að nota tvo skjái til að halda möguleika á að sjá andlit. Ef þú ert að nota fartölvu skaltu gera sjónvarpið að öðrum skjá þínum, einn skjár fyrir kynninguna, hinn fyrir þátttakendur myndsímtala. Þannig færðu svipaða tilfinningu af því að skoða þátttakendur og tala við þá.
  2. Ef þú ert að gera sölusýningu skaltu hafa tvo óháða reikninga. Notaðu einn reikning til kynningar og annar til að sjá andlitin (og kynninguna). Þetta er ágætur lausn fyrir aðstæður þegar þú ert ekki með tvo skjái og bætir einnig við „stjórnunarskjánum“ valkostinum fyrir beina kynningu þína. Þú munt sjá hvað hinn aðilinn sér; þess vegna, ef þú sérð mál, sjá allir aðrir það.
  3. Whiteboards. Það eru til stafrænar töflu lausnir sem þú getur samlagað símtalið þitt með því að deila skjámyndum. Nokkur dæmi: Microsoft, AWW, Miro. Frekari útgáfan er að hafa raunverulegt töflu (annað hvort í fundarherberginu þínu eða heima) og sérstaka myndavél. Ég verð að viðurkenna að við ætluðum að prófa að keyra það á þessu ári, en höfum ekki prófað þetta ennþá. Byggt á rannsóknum okkar teljum við að þetta sé besta lausnin núna en höfum ekki raunverulega reynslu. (myndavélin fyrir töflu)
  4. Microsoft Office 365 eða Google Apps. Alltaf þegar þú átt fund eða hringir um skjal skaltu nota sameiginlega skrá sem allir geta unnið að. Stundum getur það komið í stað töflureikninnar eða „skjávarpa.“ Leið skjávarpa er aðferð þegar þú varpar skjölum út á stórum skjá og allir eru að reyna að leiðbeina þér hvar á að skoða og hverju eigi að breyta. Með samnýttum skrám er það auðvelt: þú undirstrikar það og allir sjá það á sama tíma.

Siðareglan

  1. Slökktu á hljóðnemanum fyrir myndsímtöl þegar þú talar ekki. Það er ekki gaman að heyra alla bakgrunnshljóð.
  2. Notaðu höfuðtól. Sumar tölvur mynda bergmál þegar þær eru í hátalara. Prófaðu þitt og ef aðrir kvarta yfir bergmálsáhrifum skaltu nota heyrnartól. Venjulega getur bara venjulegt par heyrnartól, jafnvel án hljóðnema, gert kraftaverk.
  3. Ef myndsímtal / vefráðstefnukerfi leyfir skaltu nota „rétta hönd“ aðgerðina; ef ekki, slökktu / slökktu á hljóðnemanum hratt nokkrum sinnum. Það er líklega vægast sagt árásargjarn og auðþekkjanleg merki (við notum þetta með Whereeby).
  4. Veldu myndsímtalpall sem er annað hvort settur upp fyrir alla þátttakendur eða þarfnast alls ekki uppsetningar. Þetta er ástæðan fyrir því að við kjósum Whereeby, þar sem hann keyrir frá Chrome vafranum og þarfnast ekki uppsetningar. Ef hver aðili notar Microsoft Teams eða Webex eða Zoom, veldu það.
  5. Vertu viss um með viðskiptavini að ganga úr skugga um tækniupplýsingar áður en símtalið hringir. Annaðhvort skaltu hringja í tæknipróf í 5–10 mínútur daginn áður, eða gera einhvern möguleika á sjálfsprófun. Ef þú ert að nota sama vettvang aftur og aftur gæti það ekki verið nauðsynlegt.
  6. Taktu alltaf myndbandstengilinn inn í dagatalið. Bættu við nákvæmri lýsingu ef þú heldur að þess verði þörf og neyðarsímanúmer fyrir tæknilega aðstoð.

Verkfæri sem talin eru upp í þessari grein:

  1. Þar með: fara til vettvangs okkar fyrir myndsímtöl. Engar uppsetningar þörf, bara smella og fara.
  2. Slaki
  3. Gola
  4. Sæll
  5. Kaptivo líkamlega töflu myndavél
  6. Skrifstofa 365
  7. Google Apps
  8. Ósamræmi
  9. Töfluforrit: Microsoft, AWW, Miro

Ég vona að þessi fljótlegi uppsetningarhandbók muni hjálpa þér að sparka af stað ytra starfi þínu. Ef þú hefur einhverjar spurningar, láttu okkur vita, við myndum vera ánægð með að hoppa á Hringbraut til að hjálpa þér .